Boekhoudsoftware kiezen: waar let je op?

Boekhoudsoftware varieert van eenvoudige facturatieprogramma's tot uitgebreide pakketten met voorraadbeheer, urenregistratie en rapportages. Als zzp'er met voornamelijk facturen en een btw-aangifte heb je waarschijnlijk minder functies nodig dan een mkb-bedrijf met personeel en voorraad.

Maak eerst een lijst van wat je dagelijks of per kwartaal echt gebruikt, voordat je kijkt naar uitgebreide extra functies die je mogelijk niet nodig hebt. Bekijk boekhoudsoftware vergelijken of lees de beste boekhoudsoftware voor een overzicht.

Groeit je bedrijf, dan kunnen functies die je nu niet nodig hebt later wel relevant worden, zoals urenregistratie bij het aannemen van personeel. Kijk daarom ook of een pakket eenvoudig kan meegroeien zonder dat je meteen moet overstappen naar een heel ander systeem.

Cloudgebaseerde boekhoudsoftware werkt via internet, waardoor je overal bij je administratie kunt en updates automatisch verlopen. Lokale software draait op je eigen computer, wat voor sommigen prettiger voelt met het oog op controle over de eigen gegevens, maar vraagt meer eigen beheer van backups en updates.

Voor de meeste zzp'ers en kleine bedrijven is cloud-boekhouden inmiddels de gangbare keuze, vooral vanwege het gemak van toegang vanaf meerdere plekken.

Bij cloud-boekhouden is het wel belangrijk te weten waar en hoe lang je gegevens worden opgeslagen, en hoe je bij een eventuele overstap naar een andere aanbieder je gegevens weer kunt exporteren.

Een koppeling met je zakelijke bankrekening kan transacties automatisch inlezen, waardoor je minder handmatig werk hebt bij het bijhouden van je administratie. Werk je ook met andere software, zoals een webshop of een urenregistratietool, dan is het prettig als de boekhoudsoftware daarmee kan koppelen.

Controleer specifiek of jouw bank en veelgebruikte tools worden ondersteund, want dit verschilt per boekhoudpakket.

Boekhoudsoftware die onduidelijk is opgebouwd, kost je extra tijd bij elke factuur of aangifte. Een heldere indeling en begrijpelijke taal, zonder overdreven veel vaktermen, maakt het werk lichter, vooral als je zelf niet administratief geschoold bent.

Controleer ook welke ondersteuning beschikbaar is als je vastloopt, bijvoorbeeld via een helpdesk, kennisbank of samenwerking met je boekhouder of accountant.

Omdat boekhoudsoftware gevoelige financiële gegevens bevat, is het belangrijk te weten hoe de aanbieder met beveiliging en backups omgaat. Vraag naar hoe vaak gegevens worden geback-upt en wat er gebeurt bij een storing.

Werk je samen met een boekhouder of accountant, controleer dan of die eenvoudig, met eigen inlogrechten, kan meekijken in jouw administratie zonder dat je wachtwoorden moet delen.

Vraag ook naar tweestapsverificatie bij het inloggen, zodat je account beter beschermd is tegen onbevoegde toegang, ook als een wachtwoord ooit uitlekt.

Controleer daarnaast hoe eenvoudig je oude facturen en rapportages later weer kunt terugvinden en exporteren, bijvoorbeeld voor een belastingaangifte van een eerder jaar. Dat voorkomt vervelend opzoekwerk op een moment dat je die gegevens snel nodig hebt.